采购卡和费用报销政策

皇冠体育学院和其他克莱蒙特学院已经在工作日中实施了费用模块. 该模块允许创建费用报告，其中包括 这两个 P卡和可报销的交易，以便为每次旅行创建报告.

相反, 该模块还允许每月创建P卡报告, 与模块实现之前的情况一样, 甚至是每周或每天, 因为每天的交易都会从美国银行上传. 还可以根据需要创建单独的费用报销报告.

注意: 无论使用哪种方法, 所有P卡交易必须在收到之日起30天内分配/编码并在工作日内批准.

协助您完成费用报告的工作助手位于 工作资源 应用程序在工作日的主页上.

以下是皇冠体育报销和P卡政策的摘要.

信用卡/采购卡(PCARD)采购

财务办公室向皇冠体育大学的教职员工发放采购卡，以提高采购效率. P卡的功能与信用卡类似(卡面上有VISA标志)，由学院直接支付给美国银行(B of a)。.

要获得一张购物卡或要求增加购物卡的信用额度，请登录 工作日的网站，搜索“请求购买卡”，并填写必要的字段. 详细的作业助手位于 工作资源 应用程序在工作日的主页. 一旦获得批准，该卡将在10天内可用. 财务处有时间会联系你的.

此处包含的政策适用于与P卡购买相关的一般支出审批:

• 大多数卡都有一个预先设定的最高单次购买额度为2500美元. 注意: 如果由于特定事件需要更改，请创建一个“申请购买卡” 在工作日 之前 事件，以便卡片可以更新. 这将防止在购买时拒付信用卡.
• 限制-此卡不可用于支付以下费用:
  • 现金垫款
  • 金融服务
  • 专业服务-法律, 建筑, 工程, 会计, 及其他专业服务
  • 发票付款
    • 请向供应商下订单，并将发票寄到 皇冠体育学院发票. 一旦收到发票，您的部门将在工作日中创建供应商发票
    • 如果有紧急购买，则允许例外. 在这些情况下, 发票可以在P卡上支付，但必须在工作日中输入$0发票，以帮助跟踪购买并防止重复付款.
  • 设备或家具，电脑设备
  • 一般来说，2.5万美元或以上的购买是 不 P卡允许使用. 在购买之前，这些费用应该通过工作日的采购模块进行处理. 满$25的购货卡可被取消,000元或以上的费用，未经财务总监批准.
• 如果符合以下条件且财务总监批准例外情况，则允许例外情况:
  • 在适当的个人与供应商签订合同后，a 供应商合同 必须在工作日创建
  • 一旦收到最终账单, 工作日的合同必须修改，以匹配最终账单金额, 更新后的, 必须附上已签署的合同.
• 费用报告必须在工作日批准，并包括收据副本 费用之日起30天内.
• 详细的 所有超过25美元的餐费和任何其他超过75美元的交易都必须附上收据. 注:填写费用报表时, 确保费用行的交易日期与收款日期相符.
  • 超过最低限额而没有适当文件支持的交易将被视为持卡人的应税收入.
  • 每笔费用的说明和业务用途应记录在报告的备忘栏中. 当P卡发给持卡人时, 给出了准备报告的具体说明.
  • Names of attendees at luncheons must be provided; un少 it is a large gathering of>10 people, 必须注意小组的隶属关系.
  • 酒店详细资料必须包括在内.
  • 持卡人是 强烈的打击 禁止在旅行或为学校购买物品时使用个人资金或信用卡.
  • 礼品卡是允许的，但必须在购买后30天内发出. A 参与者/接收者礼品卡日志, 同时通过电子邮件或签名确认收到, 必须填写并包含在费用报表中吗. 日志可在 工作日财务资源 应用程序在工作日的主页. 如果卡片金额超过10美元，收款人就要纳税.
• 员工的礼物
  • 100美元以下的礼物是可以接受的，但要向雇员征税. 超过100美元的礼物必须由相应的副总裁批准. 雇员的名字必须包括在费用的描述中
    • 现金/礼券是不鼓励的，因为任何金额都被视为工资给员工，必须添加到员工的W2根据国税局的规定
  • 400美元以下的成就奖励是可以接受的，对员工来说是免税的 if:
    • 按服务年限发放(必须在工作满5年)
    • 除非:
      • 雇员是经理、行政人员、文员或其他专业人员
      • 超过10%的部门员工已经获得了安全奖.
• 皇冠体育购物卡不得用于个人开支. 如果个人开支是无意中购买的, 资金应立即通过出纳用存款表偿还 工作日财务资源 应用程序在工作日的主页.
• 经常喜欢自掏腰包而不是使用P卡的持卡人 他们的P卡会被取消吗.
• 其他部门使用预付借记卡或电子支付应用程序(如PayPal和Venmo)直接支付给学生/教师/员工的费用，除非事先得到财务办公室的批准，否则不允许报销. 在需要预付卡的情况下，应该使用现金预支给员工, 发给学生零用现金, 或财务处确定的其他方式. 仍然需要收据来结清任何预支现金.
• 如果使用按日报销方式，请勿使用P卡支付餐费.

如果您的采购卡报告逾期，财务处有权:

• 将所有交易按适当类别记入经营预算.
• 停用您的购物卡.
• 如果没有提供适当的备份，则在W2上征收费用.

预支旅费和一般报销

财务处在有适当单据和收据的情况下报销旅费. 报销单应在旅行后30天内完成，但不得早于旅行前两周. 除了杂项费用外，如果使用每日津贴报销方法，则应附上收据. 不再需要原始收据，因为原始收据已扫描并附在工作日的费用报销中. 60天后收到的报销将根据美国国税局的指导方针向雇员征税. 注意:旅行前60天以上购买的旅行是免税的. 请注意:使用个人常旅客积分或类似积分计划或礼品卡购买的商品，恕不退款.

自付费用的适当收据定义为:

详细的收据必须包括付款确认和显示付款方式，如.g.、现金、支票、签证等.

• 如果付款方式是信用卡，收据上必须显示信用卡 卡的最后四位数字 数量. 如果收据上没有显示信用卡的最后四位数字, 需要提供信用卡银行对账单的副本. 因为我们不需要原始收据, 我们需要确认费用不是用皇冠体育 P卡支付的，并且收据不是在之前的另一次报销中无意中支付的.
• 如果付款表格是个人支票，请提供支票的副本 bank-cashed 必须提供支票.
• 对于住宿, 如果没有包含在作品集上，除了付款确认外，还需要作品集.
• 的机票, 如果行程中没有包含付款确认书，还需要提供行程单.
• 如果在皇冠体育出差，又多带一条腿去私人旅行, 交收据时必须提供往返费用复印件，以显示往返商务旅行价格.
• 如果是联邦资助的研究旅行，并带着额外的一条腿进行个人旅行, 只有前往研究地点或从研究地点返回的旅费将得到报销, 而不是联邦规定的往返机票.

为扫描做准备, 报销单据可以在一张纸上一起扫描，也可以单独扫描, 哪个更合适. 我们建议合并收据，因为费用显示在费用报告上的单独PDF文档中，以便于审查. 工作日中费用报表上的字段将可用于有关与会者和业务目的的所需文档. 如果收据上因为任何原因写了什么, 请用清晰的墨水书写. 注:更改收据将不获接纳.

差旅垫款可由以下机构收取:

• 在工作日中创建支出授权，并勾选“现金预支”框.

当收到差旅预支款项时，必须填写《皇冠体育》 在旅行后30天内返回，但不得早于旅行前两周 出差并在工作日提交. 超过60天的报销将向雇员征税. 旅行前60天以上购买的旅行是免税的.

• 如果预支超过旅行费用, 通过选择已创建的支出授权，在工作日中完成费用报告. 费用报告已完成，并附上相应的收据. 一次提交, 剩余金额的支票, 哪个是指报销单号, 必须交给出纳以结清预支款吗.
• 如果前进号是 少 那么旅行费用和资金都要偿还给旅行者, 在工作日中选择创建的支出授权完成费用报告. 费用报告像往常一样完成了，并附上了相应的收据. 一旦批准，资金将得到偿还.

报销最大值

皇冠体育学院不鼓励员工用个人资金购买与业务相关的物品，如果有购买卡已经发行. 备有零用现金、采购单和采购卡，以满足采购需求. 然而, 如果所有其他付款方法都已用尽，则允许每次最多偿还500美元. 本政策适用于除差旅和差旅相关费用外的所有报销. 所有报销应在旅行后30天内的工作日提交，但不得早于购买/旅行前两周. 旅行前60天以上购买的旅行是免税的.

一般来说，供应商都愿意向学院提供贷款. 如果需要与新供应商建立信用关系, 应付账款专员可以协助这个过程.

[1]可以理解的是，有时超过60天是合理的，比如生病的时候, 叶子, 职位空缺或员工在国外无法上网时.